Quy trình tuyển dụng và quản lý lao động nước ngoài tại Nga bao gồm nhiều bước phức tạp, từ việc xác định quy chế pháp lý của người lao động đến việc tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về báo cáo và kiểm tra của chính quyền.
Dưới đây là các khía cạnh chính của quy trình này:
1. Phân loại đối tượng và chuẩn bị tuyển dụng Quy trình bắt đầu bằng việc xác định diện pháp lý của người lao động, vì các quy định áp dụng là khác nhau:
- Chuyên gia trình độ cao (VKS): Các công ty Nga tích cực thu hút nhóm này vì quy trình thuê tuyển được đơn giản hóa đáng kể, giúp nhanh chóng đưa chuyên gia vào đội ngũ.
- Công dân thuộc Liên minh Kinh tế Á – Âu (EAEU): Nhóm này có quy trình làm việc đơn giản hơn: họ không cần bằng sáng chế (patent) và chỉ cần hợp đồng lao động hoặc dân sự để gia hạn đăng ký cư trú.
- Công dân SNG (CIS): Mặc dù có liên minh kinh tế, quy tắc tuyển dụng công dân từ các nước SNG vẫn có sự khác biệt cụ thể.
- Người không quốc tịch (Apatrids): Họ có thể sống và làm việc hợp pháp tại Nga nhưng quy trình tuyển dụng có những đặc thù riêng.
- Người nước ngoài cần thị thực: Cần xin thị thực phù hợp với mục đích và thời hạn chuyến đi trước khi đến Nga.
2. Thủ tục giấy tờ và hợp pháp hóa Nhà tuyển dụng và người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý quan trọng:
- Dịch thuật hộ chiếu: Người di cư bắt buộc phải có bản dịch hộ chiếu được công chứng, vì các cơ quan nhà nước tại Nga không chấp nhận văn bản bằng tiếng nước ngoài.
- Giấy phép làm việc hoặc Patent: Đối với người nước ngoài cần thị thực và chuyên gia trình độ cao (VKS), giấy phép làm việc là tài liệu chính để được tuyển dụng. Đối với các đối tượng khác cần patent, quy tắc và công thức tính toán khoản thanh toán trước (thuế TNCN) sẽ có thay đổi vào năm 2026.
- Giấy phép cư trú (ВНЖ/РВП): Người nước ngoài có giấy phép này có thể làm việc mà không bị giới hạn thời gian, không cần patent, hạn ngạch hay visa lao động.
3. Ký kết hợp đồng và Nghĩa vụ thông báo Sau khi hoàn tất thỏa thuận, quy trình ký kết và báo cáo phải tuân thủ nghiêm ngặt:
- Hình thức làm việc: Có thể tuyển dụng lao động nước ngoài làm việc từ xa, nhưng vẫn phải tuân thủ các yêu cầu của luật di trú và lao động.
- Thông báo cho Bộ Nội vụ (МВД): Công ty bắt buộc phải thông báo cho Bộ Nội vụ về việc ký kết hợp đồng lao động trong vòng 3 ngày. Từ năm 2024, thông báo này có thể nộp qua cổng Dịch vụ công (Gosuslugi) để đơn giản hóa quy trình.
4. Quản lý lao động và Tuân thủ quy định Trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự (HR) cần lưu ý các vấn đề sau để tránh rủi ro pháp lý:
- Kiểm tra từ cơ quan chức năng: Luật di trú đang ngày càng thắt chặt, các cuộc kiểm tra của cơ quan di trú thuộc Bộ Nội vụ diễn ra thường xuyên và kỹ lưỡng hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ.
- Quản lý ngày nghỉ và lễ tết: HR cần hiểu rõ cách làm thủ tục vắng mặt cho nhân viên nước ngoài trong các ngày lễ (như kỳ nghỉ năm mới) và cách xử lý rủi ro liên quan đến việc nghỉ phép hoặc thời gian chết,.
- Đình chỉ công tác: Có những trường hợp bắt buộc phải đình chỉ người lao động nước ngoài khỏi công việc. Nhà tuyển dụng cần nắm rõ quy trình từng bước để tránh hậu quả pháp lý do không thực hiện đình chỉ.
- Chuẩn bị cho người mới: Để giúp nhân viên mới hòa nhập, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho ngày làm việc đầu tiên, giúp họ tự tin và thích nghi tốt hơn với điều kiện sống và làm việc mới.